Деловое знакомство по почте

20 правил делового общения по электронной почте - Всё о бизнесе

деловое знакомство по почте

В данной статье описана структура делового письма, основные обороты и В последнее время электронная почта занимает все большее место в. Деловое общение — вид общения, цель которого лежит за пределами процесса общения письменная форма взаимодействия с партнерами, заключающаяся в обмене деловыми письмами по почте либо по электронной почте. 7 правил делового общения в мессенджерах проекта ведётся через мессенджеры, результаты надо продублировать по почте.

деловое знакомство по почте

Какую реакцию вы ожидаете? Адресат должен сразу понять, что именно вы от него хотите. От какого лица нужно писать письмо? Это зависит от конкретного случая: На основе содержащейся в нем информации принимается решение — читать письмо или.

Если там будет несуразная фраза, не несущая какую-либо информацию, или поле вообще будет пустое, велика вероятность, что человек вообще не будет открывать письмо. Указывайте тему кратко, конкретно, информативно.

Вы обязательно должны соблюдать этикет электронного делового общения.

деловое знакомство по почте

Не стоит пропускать определенные части традиционного содержания, оформляйте письмо корректно, это свидетельствует о вашем профессионализме. Обращением и приветствием вы выражаете свое уважение адресату. По возможности, в начале каждого письма, используйте персональное обращение и приветствие. Обращайтесь по имени к вашему собеседнику, это также элемент уважения.

Секреты общения по электронной почте. Переписка с клиентом | Агентство копирайтинга Text iS

Если вы хотите, чтобы послание выглядело буднично — после обращения ставьте запятую. Если хотите отметить его значимость и официальность — восклицательный знак. Соблюдайте это правило даже с коллегами, с которым вы часто общаетесь. Соблюдайте принцип краткости и ясности. В деловой переписке должно быть минимум слов при максимуме полезной информации. Излагайте мысли конкретно, конспективно, последовательно и доступно для понимания. Формируйте короткие предложения, так адресату будет легче воспринимать информацию.

В одном письме раскрывайте одну тему. Лучше отправьте несколько писем, если нужно поговорить на разные темы, это намного лучше, нежели одно длинное сообщение с разными идеями, никак между собой несвязанными. Не превращайте неформальное общение в деловую переписку. Не нужно использовать эмоции в электронных письмах.

Если вы хотите эмоционально подчеркнуть некоторые моменты в вашем сообщении, то постарайтесь скрыть эмоциональный подтекст за спокойным, корректным, нейтральным тоном изложения. Достигнуть его можно не языком, а содержанием. Соблюдайте четкую конструкцию тела письма. Как правило письмо делится на три части: Причина написания основание, повод. Как и всегда, к применению этой фишки нужно подходить разумно.

Если человек вовремя и регулярно отвечает на ваши письма, такой ультиматум может его если не обидеть, то немного напрячь или привести к решению не отвечать на письмо прямо сейчас, а заставить вас ждать пятницы. Вложения Письма часто бывают с вложениями: Часто приходят письма с размером вложений до 20 МБ.

Как правило, это сканы каких-нибудь документов в формате TIFF, с разрешением dpi. Почтовая программа корреспондента почти наверняка зависнет на несколько минут в тщетных попытках загрузить предпросмотр этого вложения. И не дай бог получателю попытаться прочитать это письмо на смартфоне… Лично я такие письма сразу удаляю. Не хотите, чтобы ваше письмо оказалось в корзине до прочтения? Что делать, если превышает?

Попробуйте перенастроить ваш сканер на другой формат и разрешение. Вспомните про такие программы, как архиватор WinRar или 7zip. Некоторые файлы отлично сжимаются.

10 правил написания деловых электронных сообщений

Что делать, если вложение огромное и сжать его не получается? Например, почти пустая база бухгалтерии весит МБ. На помощь придут облачные хранилища информации: Dropbox, Google Drive и тому подобные. Некоторые сервисы, например Mail.

Этика делового общения, электронная переписка, электронное письмо

Но я предпочитаю сам управлять своей информацией, хранящейся в облаке, поэтому автоматизацию от Mail. И ещё одна не совсем очевидная рекомендация про вложения — их имя.

Оно должно быть понятным и приемлемым для получателя. Как-то раз мы в компании готовили коммерческое предложение на имя… пусть будет Фёдора Михайловича Достоевского. С менеджером, отправившим мне это, состоялся диалог примерно следующего содержания: Если я прямо сейчас перешлю ему, как думаешь, он купит у нас топоры по этому КП? Почему бы сразу не назвать вложение правильно: Давайте перейдём к рассмотрению электронной почты как инструмента эффективной работы и поговорим об её отвлекающей составляющей.

Работа с письмами Электронная почта — это мощный отвлекающий фактор. Как и с любым отвлекающим фактором, с почтой нужно бороться путём ужесточения правил и внедрения расписания работы. Как минимум нужно отключить ВСЕ уведомления о приходе почты. Если почтовый клиент настроен по умолчанию, вас оповестят и звуковым сигналом, и помигают иконкой рядом с часами, и покажут превью письма.

У кого-то могучая сила воли позволяет не отвлекаться на уведомления, а обычным людям лучше не искушать судьбу и отключить. Если нет уведомлений, как понять, что пришло письмо? Вы сами, осознанно, выделяете время на разбор почты, откроете почтовый клиент и увидите все непрочитанные сообщения.

Это можно делать два раза в день, например в обед и вечером или во время вынужденных простоев, допустим, в пробках. Часто спрашивают, как же время реакции и срочные письма? Если только вы не работаете в отделе клиентской поддержки в таком отделе свой регламент работы с почтой. Если и будут срочные письма, то отправитель уведомит вас об этом по другим каналам — телефон, SMS, Skype.

Тогда вы осознанно зайдёте в почтовый клиент и обработаете срочную почту.

  • Деловое письмо
  • Секреты общения по электронной почте
  • 7 правил делового общения в мессенджерах

Итак, уведомления мы отключили и теперь включаем почтовый клиент по своему расписанию. Где начало и конец этой работы? Я много слышал про систему zero inbox, но, к сожалению, не встречал ни одного человека, применяющего её. Пришлось изобретать свой велосипед. Статьи на эту тему есть на Лайфхакере. Ниже я расскажу о системе zero inbox в моей интерпретации. Буду благодарен, если гуру GTD отметятся в комментариях, дополнят или улучшат описанную систему.

Важно понять и принять, что электронная почта — это не планировщик задач и не архив для вашей деятельности. Если вы взялись за разбор входящих, не останавливайтесь и не отвлекайтесь ни на что, пока не опустошите эту папку. Вообще, мы работаем обычно с разбросом максимум в один день. Это уже конкретно, такой минимальный разброс показывает, что копирайтер точно знает, когда сможет сдать материал, а не тыкает пальцем в небо.

Не забывайте о восклицательном знаке. Кстати, более двух предложений с восклицательными знаками в одном письме делать не стоит. Равно как и не стоит ставить подряд 2 предложения с восклицательными знаками. Слишком много сахара тоже вредно. Это даже не секрет общения, а, скорее, настоятельная рекомендация. Пусть небольшую, процентовно делайте обязательно, если просят.

Некоторые клиенты вообще не воспринимают заказ без возможности торга: Не разочаровывайте заказчиков, пусть радуются на здоровье. Обязательно вычитывайте текст письма перед отправкой.

деловое знакомство по почте

Грамматические ошибки и опечатки простят даже космонавтам и директорам банков, но вряд ли простят их простым копирайтерам. У ж лучше потратить лишние пару секунд на вычитку письма, чем потом краснеть и потеть из-за того, что вы спустя минуту нашли в тексте две глупейших ошибки. Ошибки — позор для копирайтера, клиент может вам этого не простить. Вот и все, уважаемые друзья. Если у вас есть какие-то собственные наработки, касающиеся общения с клиентами по электронной почтеобязательно расскажите о них в комментариях.